KOORDINASI
(Pengertian, tujuan, hambatan dalam koordinasi, pendekatan dalam koordinasi)
Oleh: Rusmiani
Mahasiswa STAI Al-Gazali Bone
Semester VI
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar belakang.
Manusia adalah makhluk sosial yang paling mudah beradaptasi
di muka Bumi dan tidak dapat hidup sendiri,. Dalam hidup, manusia selalu
berinteraksi dengan sesama serta dengan lingkungan. Manusia hidup berkelompok
baik dalam kelompok besar maupun dalam kelompok kecil. Hidup dalam kelompok
tentulah tidak mudah. Untuk menciptakan kondisi kehidupan yang harmonis anggota
kelompok haruslah saling menghormati dan menghargai. Keteraturan hidup perlu
selalu dijaga. Hidup yang teratur adalah impian bagi setiap insan. Menciptakan
dan menjaga kehidupan yang harmonis adalah tugas manusia. Manusia merupakan
makhluk Tuhan yang paling tinggi derajatnya di banding makhluk lainnya. Di
anugerahi kemampuan untuk berpikir, memilah dan memilih mana yang baik serta
mana yang buruk. Dengan kelebihan itulah manusia seharusnya mampu mengelola lingkungan
dengan baik. Tidak hanya lingkungan yang perlu dikelola dengan baik, kehidupan
sosial manusiapun perlu dikelola dengan baik. Untuk itulah dibutuhkan sumber
daya manusia yang berkualitas. Sumber daya yang berjiwa pemimpin, paling tidak
untuk memimpin dirinya sendiri. Kepemimpinan saat ini menjadi topik yang sangat
populer, sering ada perdebatan mengenai apakah pemimpin dilahirkan atau dibuat.
terlepas dari itu perubahan yang nyata terdapat pada diri kita sendiri. Namun
unsur yang paling umum dalam definisi kepemimpinan adalah untuk menunjukkan
arah dan mencapai hasil dalam suatu lingkungan yang berubah-rubah. Menjadi
seorang pemimpin tidaklah mudah, jika kita gambarkan dalam bentuk strata sosial
dalam sebuah lembaga/organisasi di lingkungan masyarakat maka sosok seorang
pemimpin menempati posisi tingkatan teratas. Seorang pemimpin dipilih
berdasarkan tingkat intelegensi, kredibelitas dan kualitas individu yang sangat
kuat, serta mempunyai visi dan misi serta tujuan yang sangat mendominasi baik
itu di dalam sebuah kelembagaan, perusahaan, organisasi bahkan dalam sebuah
bangsa dan negara. Dengan berjiwa pemimpin manusia akan dapat mengelola diri,
kelompok & lingkungan dengan baik. Dalam hal kepemimpinan kualitas seperti
ketegasan, kemampuan beradaptasi, kecerdasan dan kesadaran merupakan hal yang
paling penting.
B. Rumusan masalah.
v
Apa pengertian koordinasi
v
Apakah tujuan tujuan koordinasi
v
Apakah hambatan dalam koordinasi
v
Bagai mana metode pendekatan dalam
koordinasi
BAB 11
PEMBAHASAN
A.
Koordinasi
Koordinasi ialah kegiatan yang
dikerjakan oleh banyak pihak dari satu organisasi yang sederajat dan untuk
mencapai suatu tujuan bersama dengan kesepakatan masing- masing pihak agar
tidak terjadi kesalahan dalam bekerja baik mengganggu pihak yang satu dengan
pihak yang lainnya sedangkan menurut James G March dan Herben A Simon
pengertian koordinasi ialah sebuah proses atau kegiatan demi mencapai satu
kesatuan antara berbagai macam pihak dalam mencapai tujuan bersama.Menurut
teori koordinasi, koordinasi merupakan sebuah sinkronisasi atau penyelarasan
sebagai pihak dalam bekerja secara tertib dan teratur dalam batasan waktu akan
tetapi koordinasi berbeda dengan kerjasama yang membedakannya ialah aktifitas
atau kegiatan yang tercipta tidak dari satu sumber.
B.
Tujuan koordinasi
Tujuan dan manfaat koordinasi antara lain
sebagai berikut.
a.
Untuk mewujudkan KISS
(koordinasi, integrasi, sinkronisasi , dan simplifikasi) agar tujuanorganisasi
tercapai secara efektif dan efisien.
b. Memecahkan
konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.
c.
Agarmanaje,rpendidikanmampumengintegrasikandenganmensinkronka pelaksanaantugas-tugasnya
dengan stakeholders pendidikan
yang saling bergantungan, semakin besarketergantungan dari unit-unit, semakin
besar pulkebutuhaakan pengoordinasian.
d.
Agar manajer
pendidikan mampu mengoordinasikan pembangunan sektor pendidikandengan
pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya.
e.
Agar manajer
pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikandan
tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai
tujuan bersamadengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.
f.
Adanya pembagian
kerja di mana semakin besar pembagian kerja, semakin
diperlukanpengoordinasian/penyeresaian sehingga tidak terjadi duplikasi atau
tumpang-tindihpekerjaan yang menyebabkan pemborosan.
g.
Untuk Mengembangkan
dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis diantara kegiatan-kegiatan ,
baik fisik maupun non fisik dengan stakeholder
h.
Untuk memperlancar
pelaksanaan tugas dalam rangka menacapai tujuan pendidikan dengan sumber daya
pendidikan yang terbatas
i.
Mencegah terjadinya
konflik intern dan eksternal sekolah yang kontra prroduktif
j.
Mencegah terjadinya
kekosongan ruang dan waktu
k. Mencegah
terjadinya persaingan yang tidak sehat
C.Hambatan dalam koordinasi
Masalah- masalah ini terjadikarena adanya pembagian tugas, maka timbullah
perbedaan dalam kegiatan pekerjaan.perbedaan kegiatan tersebut dapat
berpengaruh terhadap organisasi sehingga dapat menimbulkan masalah
koordinasi.perbedaan sikap dan perilaku individu –individu menimbulkan masalah
koordinasi, antara lain :
a.
Adanya perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran/
tujuan tertentu.
b.
Adanya perbedaan dalam orientasi waktu.
c.
Adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
d.
Adanya perbedaan dalam formalitas struktur
organisasi.
e.
Adanya perbedaan jarak jarak geografis.
f.
Adanya perbedaan antar manusia karena faktor
social, budaya, pandangan
g.
Hidup serta
latar belakang pendidikan.
h.
Adanya perbedaan dalam ambisi.
D.Pendekatan
dalam koordinasi
Komunikasi merupakan kunci utama dalam
koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan,
penyebaran dan pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti
pada koordinasi maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita
dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan
infornasi yang terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
-Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatanyangefisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
-Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatanyangefisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
-Rencanadan penetapan tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memprosesseluruh informasi yangdibutuhkanuntukmengoordinasikankegiatankegiatansatuan-satuan oraganisasi.
2.Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak dapat lagi memprosesseluruh informasi yangdibutuhkanuntukmengoordinasikankegiatankegiatansatuan-satuan oraganisasi.
2.Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
a.
3.Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baiantar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baiantar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
DAFTAR
PUSTAKA
http://www.slideshare.net/irdazarjulian/makalah-tik-operasi-dasar-komputer-irdan-arjulian-x-
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar