SELAMAT DATANG, SILAHKAN TINGGALKAN KOMENTAR ANDA

Senin, 06 Maret 2017

PERENCANAAN




PERENCANAAN
(Defenisi, Tujuan, Manfaat, Proses, Pendekatan dalam Perencanaan)
Mata Kuliah: Ilmu Manajemen

Oleh: Erniyanti
Mahasiswa STAI Al-Gazali Bone
Semester VIII PAI 
 
BAB I
PENDAHULUAN
1)        Latar Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan(planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya dengan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.

2)      Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:
1)                  Apa pengertian perencanaan ?
2)                  Apa Jenis-jenis tujuan ?
3)                  Apa Manfaat Perencanaan ?
4)                  Bagaimana Proses Perencanaan ?
5)                  Bagaimana Pendekatan Perencanaan ?

BAB II
PEMBAHASAN
A.                Pengertian Perencanaan
Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa(why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi kesalahpahaman dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapan tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :
1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
2.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana diubah dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3.      Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

B.                 Jenis-Jenis Tujuan
Tujuan yang dinyatakan adalah pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi dsn yang ingin diyakini para pemangku kepentiingan tentang tujuannya.
Tujuan riil adalah tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi,seperti yang di definisikan oleh tindakan para anggotanya.
a.       Perbedaan Tujuan Dan Rencana
Perencanaan sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola,memimpin,dan mengendalikan.perencanaan melibatkan dua aspek penting yaitu,tujuan dan rencana.
Tujuan adalah hasil yang diingankan atau target.hal itu memandu keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur.karena itulah tujuan sering disebut dasar perencanaan. Sedangkan, rencana adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi.

b.      Bentuk - Bentuk Perencanaan
Seperti telah diuraikan di muka bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
1.      Tujuan (Objective), merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Semua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.
2.      Kebijaksanaan (Policy), adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Karena kebijaksanaan ini biasanya tidak tertulis, maka sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.
3.      Strategi, merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan lain sebagainya.
4.      Prosedur, merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi, prosedur ini lebih menitik beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.
5.      Aturan (Rule), adalah suatu tindakan yang spesifik yang merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
6.      Program, merupakan campuran antara kebijaksanaan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget), semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

C.                Manfaat Perencanaan
Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :
1.      Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan. Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.
2.      Mengarahkan Perhatian Pada Tujuan, Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.
3.      Memperingan Biaya, Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
4.      Merupakan Sarana Untuk Mengadakan Pengawasan, Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah di uraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan

·         Maanfaat perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuan tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
Ø  Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
Ø   Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
a.       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan
b.       Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
c.       Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
d.      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
e.       Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
f.       Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
g.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
h.      Menghemat waktu, usaha, dan dana.

D.                Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk sub unit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :
1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2.       Merumuskan keadaan saat ini.
3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

E.     Pendekatan dalam perencanaan
Pendekatan dapat diartikan sebagai titik tolak atau sudut pandang kita terhadap proses pembelajaran. Sedangkan Planning (Perencanaan) adalah proses menetapkan tujuan, mengembangkan strategi, dan menguraikan tugas dan jadwal untuk mencapai tujuan. Dari pengertian diatas dapat diketahui bahwa sebuah planning atau perencanaan adalah merupakan proses menuju tercapainya tujuan tertentu. Atau dalam istilah lain merupakan persiapan yang terarah dan sistematis agar tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
            Jadi dapat disimpulkan bahwa Pendekatan Perencanaan adalah titik tolak atau sudut pandang kita dalam proses penetapan tujuan. Agar tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

a.      Macam-macam Pendekatan Perencanaan
1)          Sinoptik Komprehensif (Rational comprehensive)
            Perencanaan Sinoptik disebut pula perencanaan sistem, pendekatan rasional sistem, pendekatan rasional komprehensif. Merupakan pendekatan perencanaan yang pada mulanya sangat dominan digunakan, yang menggunakan model berfikir sistem dalam perencanaan, sehingga objek perencanaan dipandang sebagai suatu kesatuan yang bulat, dengan satu tujuan yang disebut visi. Synoptic planning melihat permasalahan yang ada dari sudut pandang sistem.
·           Elemen yang tercakup dalam pendekatan ini, secara umum dijabarkan ke dalam :
a)      Penentuan tujuan
b)      Identifikasi alternatif kebijakan
c)      Evaluasi rata dengan hasil akhir
d)     Implementasi kebijakan

·         Kemudian dirumuskan ke dalam langkah-langkah perencanaan yang meliputi
a)      Pengenalan masalah
b)      Mengestimasi ruang lingkup problem
c)      Mengklasifikasi kemungkinan penyelesaian
d)     Menginvestigasi problem
e)      Memprediksi alternative
f)       Mengevaluasi kemajuan atas penyelesaian spesifik.

·         Keunggulannya adalah :
a)      Pada kesederhanaan dalam metode yang digunakan dan sangat sesuai untuk memecahkan permasalahan yang bersifat umum.
b)      Perencanaan model ini bersifat ”keahlian”. Karena itu, seorang perencana dituntut memahami perencanaan baik dari sisi teknis maupun filosopis.
c)       Pada umumnya, perencanaan model ini dilakukan bersifat perorangan, namun tidak menutup kemungkinan bersifat kolektif atau kelompok dengan asumsi kepentingan individu menyesuaikan kepentingan kelompok.
d)     Karakter dasar perencanaan bersifat komprehensif (menyeluruh), yakni mempertimbangkan aspek ekonomi, sosial, budaya dan lingkungan, sehingga semua masalah ingin coba diselesaikan.

·         Kelemahan dalam perencanaan model ini adalah :
a)        Biasanya kurang dapat memperhitungkan sumber daya yang tersedia, karena berasumsi bahwa sumber daya dapat dicari dan diusahakan.
b)       Pembuat keputusan dipegang para ahli/perencana, sedangkan masyarakat hanya diberikan sedikit peran, biasanya hanya dalam bentuk public hearing yang sifatnya serimonial.

3)      Disjointed Inkremental
            Didasarkan pada kemampuan institusi dan kinerja personalnya. Bersifat desentralisasi dan tidak cocok untuk jangka panjang. Jadi perencanaan ini menekankan perencanaan dalam jangka pendek saja. Yang dimaksud dengan desentralisasi pada teori ini adalah si perencana dalam merencanakan objek tertentu dalam lembaga pendidikan, selalu mempertimbangkan faktor-faktor lingkungan.

·         Keunggulannya adalah :
            Model perencanaan incremental banyak digunakan saat ini karena tidak memerlukan banyak informasi data dan dapat dengan cepat dalam pengambilan keputusan. Model perencanaan incremental lebih kepada pendekatan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman perencana dan memiliki porsi rasionalitas yang lebih kecil dibandingkan pendekatan sebelumnya.

·         Sedangkan kelemahan perencanaan inkremental adalah :

a.       perencanaan inkremental adalah asumsinya bahwa kondisi masyarakat adalah pluralis yang terdiri dari kelompok-kelompok kecil. Pengkritik paham incremental memperdebatkan bahwa masyarakat didominasi oleh kelompok-kelompok tertentu yang melakukan kompetisi tidak adil dan tidak demokratis. Dalam hal ini nantinya kelompok masyarakat pemenang saja yang terwakili dalam perencanaan.
b.      Pendekatan inkremental tanpa mendasarkan pada efektivitas belanja setiap kegiatan yang dilaksanakan sehingga kegiatan bersifat monoton dan banyak dijumpai penggunaan anggaran yang tidak relevan.
Perkembangan dewasa ini banyak aktivitas perencanaan dengan menggunakan model inkrementalis. Contoh dari perencanaan model inkremental adalah dalam penentuan plafon belanja kota/daerah dengan mengestimasi bahwa kenaikan anggaran belanja berkisar 10 persen pada tahun perhitungan, hal ini mendasarkan pada realisasi anggaran pada tahun sebelumnya dengan menyesuaikan besarnya inflasi dan jumlah penduduk.

6)      Transaktif/Pembelajaran Sosial
            Transactive planning merupakan pendekatan yang difokuskan pada pengalaman masyarakat dalam mengungkapkan permasalahan kebijakan. Pendekatan ini merupakan evolusi institusi desentralisasi dalam membantu masyarakat mengendalikan proses sosial yang mengatur kesejahteraannya. Menekankan pada harkat individu yang menjunjung tinggi kepentingan pribadi dan bersifat desentralisasi, suatu desentralisasi yang transactive yaitu berkembang dari individu ke individu secara keseluruhan. Ini berarti penganutnya juga menekankan pengembangan individu dalam kemampuan mengadakan perencanaan.

·         Keunggulannya adalah :
            Pendekatan transactive lebih pada pengembangan individu dan organisasi diberi penekanan lebih, bukan hanya berupa pencapaian tujuan yang bersifat spesifik. Proses dialog antarindividu dan antarlembaga dalam pendekatan ini lebih diutamakan, sementara perencana berperan sebagai mediator. Hal itu berlawanan dengan pendekatan incremental yang lebih melekat pada pemikiran ekonomis masing-masing kepentingan individu.

·         Sedangkan kelemahannya adalah:
            Pendekatan transaktif merupakan pendekatan yang tidak efisien dalam mengakomodasi kebutuhan kelompok marginal, partisipasi biaya tinggi dan dalam beberapa kasus masyarakat belum siap dalam rencana jangka panjang.


b.      Persamaan dan Perbedaan Pendekatan Perencanaan
            Dapat disimpulkan bahwa teori-teori tersebut mempunyai persamaan dan perbedaan. Persamaannya adalah :
a)      Mempunyai tujuan yang sama yaitu pemecahan masalah
b)      Mempunyai obyek perencanaan yang sama yaitu manusia dan lingkungan sekitarnya.
c)      Mempunyai beberapa persyaratan data, keahlian, metode, dan mempunyai konsistensi internal walaupun dalam penggunaannya terdapat perbedaan penitikberatan.
d)     Mempertimbangkan dan menggunakan sumberdaya yang ada dalam pencapaian tujuan

·         Sedangkan Perbedaannya adalah :

a)      Perencanaan sinoptik lebih mempunyai pendekatan komprehensif dalam pemecahan masalah dibandingkan perencanaan yang lain, dengan lebih mengedepankan aspek-aspek metodologi, data dan sangat memuja angka atau dapat dikatakan komprehensif rasional. Hal ini yang sangat minim digunakan dalam 4 pendekatan perencanaan yang lain.
b)       Perencanaan incremental lebih mempertimbangkan peran lembaga pemerintah dan sangat bertentangan dengan perencanaan advokasi yang cenderung anti kemapanan dan perencanaan radikal yang juga cenderung revolusioner.
c)      Perencanaan transactive mengedepankan faktor – faktor perseorangan / individu melalui proses tatap muka dalam salah satu metode yang digunakan, perencanaan ini kurang komprehensif dan sangat parsial dan kurang sejalan dengan perencanaan Sinoptik dan Incremental yang lebih komprehensif.


BAB III
PENUTUP
1.      Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya dengan firasat (dugaan).
Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dalam perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah, dan jangka pendek.
Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
Perencanaan sangat dikaitkan dengan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan tidaklah mudah dibutuhkan berbagai alasan-alasan yang bisa menentukan keputusan tersebut. Dalam merencanakan suatu keputusan semua harus berorientasi kearah yang bisa menguntungkan satu sama lain dan harus melihat kekurangan-kekurangan yang akan putuskan.

2.      Saran
Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.
Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan

DAFTAR PUSTAKA


0 komentar:

Posting Komentar